e-Dönüşüm Nedir? E-Dönüşüm Sistemleri

Mekan ve zaman gibi bağımlılıklar çerçevesinde yürütülen kamu hizmetleri, günümüzde gelişen ve ilerlemiş teknoloji sayesinde artık dijital olarak gerçekleştirilebiliyor. Hayatımızda hemen her şeyin önünde kullanılan “e” harfi hayatımızın daha kolay olmasını sağlıyor. Teknolojinin yararlı hale gelmesini sağlayan firmalar, teknoloji kısmında öncü şirketler arasında yer alıyor. Dijital ile alakası bulunan şirketler için anahtar kelime e-dönüşüm oluyor. Bu yazımızda e dönüşüm kavramını ve hangi sistemlerden oluştuğunu inceleyeceğiz.

15.01.2004 yılında 5070 sayılı elektronik imza kanunu ve zaman damgası düzenlemeleri ile e dönüşüm devam ediyor. Bu kelime özel ve kamu sektöründe hızla yaygınlaşan kayıtlı elektronik posta (KEP), e-yazışma, e-tebligat, e-arşiv fatura, e-fatura, e-dönüşüm, e-defter, e-bildirge, e-devlet ve yeni başlamış olan e-kimlik uygulamalarını kapsıyor. Çevre dostu olan e-dönüşüm, insanlardan kaynaklanan hataların önlenmesi, sürecin daha hızlı olması, kazancın artırılması ve maliyetin daha düşük olmasını sağlıyor.

e-Dönüşüm Sistemleri

Dijital dönüşümün muhasebe bilgi sistemleri üzerindeki etkisinin yansıması olan e-dönüşüm, ilk olarak hayatımıza 2004 yılında yapılan 5070 sayılı kanun ile girdi. Bu kanuna e-imza yer alıyordu. Elektronik dönüşüm imkanı sağlayan tüm uygulamalar, e-imza üzerinde kurulu olarak karşımıza çıkmaktadır. Diğer e-dönüşüm sistemleri ise aşağıda yer almaktadır.

e-Devlet

E-devlet, kamu işlemlerinin neredeyse tamamının tek tıkla yapılmasını sağlıyor. Platformun mobil cihazlar üzerinde de kullanılması mümkündür. Mobil mağazalar (App Store veya Google Play Store) üzerinde uygulaması yer almaktadır. Ayrıca tarayıcı üzerinden de E-devlete giriş yaparak kısa süre içerisinde işlemleri yapabilmek mümkündür.

e-Fatura

Gelir idaresi tarafından belirlenmiş olan ve basılı faturayla aynı yasal niteliklere ve geçerliliğe sahip olan elektronik belge e-fatura, operasyonel süreçlerin daha hızlı ilerlemesini sağlıyor. Kağıt tasarrufunda ve maliyeti düşürmede de büyük rol oynuyor. Böylece, doğa dostu olacak şekilde kağıt harcamadan elektronik olarak belge sunulabiliyor.

e-Arşiv

E-fatura kullanabilen mükelleflerin yararlandığı sistem olan e-arşiv sistemi, faturaların ilk kopyalarının, nihai tüketiciler dahil olmak üzere tüm müşterilere elektronik ortamda gönderilebilmesini ve elektronik olarak saklanabilmesini sağlıyor.

e-Defter

Her yıl noter huzurunda basımı yapılan muhasebe defterleri, e-defter sistemi sayesinde elektronik ortamda daha hızlı hazırlanarak zaman damgası da kullanılarak ibraz edilebilmektedir. Defter arşivleme konusundaki sorunu çözen ve ortadan kaldıran e-defter sistemi, geleneksel olan sisteme göre daha düzenli olarak işlenebiliyor. E-faturaya gönüllü olarak geçiş yapan firmaların e-defter kullanımı yapmaları da gerekmiyor.

e-İrsaliye

E-dönüşüm sisteminin meyvelerinden birisi olan sevk irsaliyesinin elektronik belge olarak dijital ortamda düzenlenmesine olanak tanıyan e-irsaliye uygulamasının kendisidir. E-irsaliye alıcıya elektronik ortamda iletilebiliyor ve elektronik olarak ibraz ve muhafaza edilmesi mümkün oluyor.

e-Mutabakat

Firmalar arasında alacak verecek üzerine yapılan mutabakatların dijitale taşındığı e-mutabakat sisteminde cari hesap dataları alıcıya elektronik ortamda ulaştırılıyor. Bu sayede daha hızlı ve sağlıklı bir iletişim mümkün hale geliyor.

e-Yedekleme

Bilgisayarlarda ya da dolaplarda tutulan veriler bilgisayar çökmesi, yangın gibi riskli durumlarda kaybolabiliyor. E-yedekleme sistemi sayesinde belgelerin dijital ortamda saklanması mümkün oluyor. Böylece bu risk ortadan kaldırılıyor.

e-Serbest Meslek Makbuzu (Esmm)

Serbest meslek mensupları mesleki faaliyetlerine ilişkin olan tahsilatlar için düzenlenen makbuzun elektronik ortamda düzenlendiği e-SMM sisteminde serbest meslek sahibi, makbuzu elektronik olarak iletebiliyor. Sistemde oluşturulan makbuzlar elektronik ortamda saklanıyor ve raporlanabilmesi mümkün oluyor.

e-Müstahsil Makbuzu (e-MM)

Defter tutan çiftçi kişilerin, defter tutmayan çiftçiler ile düzenlemiş oldukları alışveriş sırasında düzenlemiş oldukları belge olan müstahsil makbuz da elektronik ortamda düzenlenebilir oluyor. Bu e-dönüşüm uygulaması sayesinde müstahsil makbuzu, hem kağıt hem de elektronik ortamda ibraz ve muhafaza edilebiliyor.

e-Bilet

Dijital bilet olarak da adlandırılan e-bilet, en çok hava yolu şirketlerinin verdiği biletlerle ilişkilendiriliyor. E-bilet, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiş olan standartlara uygun olan biletler, elektronik ortamda oluşturulabilir, saklanabilir, rapor ve ibraz edilebilir.