E-Fatura Nedir ? Avantajları Nelerdir ?

e-Fatura Nedir? 

e-Fatura, elektronik ortamda hazırlanmış olan faturalara verilen isimdir. Kağıda basılmadan sunucular tarafından alıcı ve satıcıya iletimi sağlanan e-fatura, ileri zamanlarda tüm firmalar için zorunlu hale getirilecektir. Giderek artmakta olan e-fatura kullanıcıları arasında girmek için birçok sebep yer almaktadır. Kurumsal işlemlerin daha kolay hale getirilmesi ve tasarruf edilmesi isteniyorsa e-fatura uygulamasına geçiş yapabilirsiniz.

Kimler e-Fatura Kullanabilir?

e-Faturanın sunmuş olduğu avantajlardan yararlanmak isteyen herkesin e-fatura sistemini kullanması mümkündür. E-faturaya geçiş yapma zorunluluğu 01.01.2020 tarihinden itibaren 2018 hesap dönemi brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler için geçerlidir. 01.07.2020 tarihinden itibaren 2018 veya 2019 yılında hesap dönemleri brüt satış hasılatı 5 milyon TL üzerin olan mükellefler ise e-faturaya geçmek ile yükümlüdür. Bu, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiştir. Detaylı listeyi GİB sitesinden görüntüleyebilirsiniz.

E-Fatura Avantajları

E-fatura mürekkep, zarf, postalama, arşivleme ve mutabakat gibi maliyetlerinizin azalmasını sağlar.

Faturalarınızın kaybolma riski ortadan kaldırılır.

Tahsilatlar daha hızlı bir şekilde halledilir.

Faturalar dijital olarak arşivlenebilir.

Muhasebe sistemiyle entegre edilmesi ve beraber işlemesi mümkündür.

Fatura saklamanın iş yükü ve maliyetinden kurtulunur.

Müşteriler ve satıcılarla mutabakat yapmanızı daha kolay bir hale getirir.

Çevre dostudur.

İstenildiğinde eski faturalara daha kolay bir şekilde ulaşmak mümkündür.

E-Fatura Hakkında Bilinmesi Gerekenler

Sisteme bir kere kayıt yapıldıktan sonra, artık eksilecek olan tüm faturalar mali mühür ile iletilir.

Alınmış olan mali mühürlerin üç yılda bir kez yenilenmesi gerekmektedir.

E-faturaya zorunlu olarak geçiş yapmış olan işletmeler, E-deftere de geçiş yapmak zorundadır.

E-faturaya geçen firmalar 01.01.2020 tarihinden itibaren E-arşiv fatura geçişi de yapmak zorundadır.

E-Fatura Hangi Yöntemlerle Kesilir?

Web Servis Entegrasyonu: Maliye tarafından yetkilendirilmiş olan özel entegratörler sayesinde e-fatura oluşturabilmeniz mümkündür. Entegratör yazılımı ve donanımı ile sizin muhasebe sisteminizden gereken bilgileri alır ve e-faturaya dönüşümü sağlanır. Düzenlenmiş olan e-faturaları kendi yazılımı sayesinde muhasebe sisteminize de aktarır. Ekstra bir entegrasyon yazılımı kullanmanız bazı durumlarda gerekebilmektedir.

GİB: efatura.gov.tr adresi üzerinden e-fatura portalı aracılığıyla ücretsiz olarak e-fatura hazırlamanız mümkündür. Manuel olarak web sitesinden düzenleme de yapabilirsiniz. Bu portal Maliye’nin, yaygınlaştırmak ve sistemi tanıtmak için fatura adedi daha yüksek olan işletmelere sunmuş olduğu çözümlerden birisidir. Portal üzerinden kesilmiş olan faturalar 6 ay boyunca saklanmaktadır. Sonrasında saklama yükümlüğü mükellefe geçmektedir.

GİB Özel Entegratör: Firmanızın bilgi işlem sistemini maliye ile entegre ederek fatura kesmeniz mümkündür. Bu yöntem, fatura adedi yüksek firmalar ve işlemlerini daha pratik olarak yaparak zamandan tasarruf sağlamak isteyen işletmeler için uygundur. Muhasebe sisteminde müşteriler için üretilen faturalar özel bir yazılım ve ara yüz sayesinde e-faturaya dönüşür. Ayrıca tedarikçilerin e-fatura sistemi üzerinden göndermiş oldukları e-faturalar da aynı yazılım ve ara yüzle muhasebeye aktarılır. Kayıtlar otomatik olarak oluşur. Herhangi bir entegrasyon yazılımı kullanımı olmadan da direkt GİB ile haberleşmeye geçer.

Bu yöntemlerden sadece bir tanesinin kullanılması mümkündür. İki yöntem aynı anda kullanılmaz.

E-fatura Geçme Maliyetleri

E-faturaya geçiş yapabilmek için TÜBİTAK’tan mutlaka mali mühür satın almanız gerekmektedir. E-fatura portalını kullanırken ek bir ücret ayırmanız gerekmezdir. Ayda en fazla 500 fatura kesimi mümkündür. Entegrasyon ve saklama ücreti ile muhasebe yazılımına ek modül maliyeti ve eğitim bedelini karşılayacaksınız. Bilgi işlem sistemlerinin entegre edilmesi yöntemi kullanılırsa daha az veya daha çok maliyet çıkabilir. Bunun için firmamızdan bilgi alabilirsiniz.

Hem Kağıt Hem E-fatura Düzenleyebilir miyim?

01.01.2020 tarihinden itibaren E-faturaya geçiş yapanlar, E-arşive geçme zorunluluğu bulunduğundan dolayı kağıt fatura düzenlemeleri mümkün değildir.

E-Faturaya Nasıl Geçerim?

E-fatura geçişi yapabilmek için tüzel kişilerin, Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden mali mühür temin etmeleri gerekmektedir. Gerçek kişiler ise isterlerse e-İmza veya mali mühür alabilirler.

Mali mühür alınması için formun doldurulması ve ücretin ödenmesi gerekmektedir. Başvurunun tamamlanmasının ardından 3 ila 4 gün içerisinde mali mühür elinize ulaşmaktadır. Mali mühürün elinize ulaşmasının ardından e-Fatura geçiş işlemlerinizi başlayabilirsiniz. Gerçek kişiler de isterlerse faturalarını mali mühürle imzalayabilirler.

Mali mühürü temin eden mükellefler, mali mühür kurulum süreçlerinin tamamlanmasının ardından e-Fatura başvurusunu Gelir İdaresi Başkanlığı web sitesi adresinden yapabilirler.

E-Fatura Başvuru

Gelir İdaresi Başkanlığı başvuru sayfasında yer alan aşağıdaki bilgileri sisteme girerek e-fatura başvurusu yapabilirsiniz.

Şirket Sorumlu Bilgileri

Sorumlu TCKN

Sorumlu adı

Sorumlu soyadı

Sorumlu cep telefon numarası

Sorumlu e-posta

Mükellef Bilgi

TCKN ya da VKN

e-Fatura uygulamalarından yararlanış yöntemi

Fax

İş telefonu

Adres

E-posta Adresi:

Web sitesi:

Kanuni Merkez:

Entegratör Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Entegratör, GİB tarafından yetkisi verilen mükellefleri adına e-fatura, e-defter ve e-arşiv fatura e-irsaliye gibi belgeleri oluşturmaya gönderme ve saklamaya yetkili aracı kurumlara verilen isimdir.

Tercih edeceğiniz entegratör, GİB’in belirlemiş olduğu koşulları yerine getirmiş ve gereken yeterliliklere sahip olmalıdır.

Veri güvenliği çok hassas bir konudur, bu nedenle tercih edeceğiniz kurumun güçlü ve güvenilir olduğundan emin olmalısınız. Verilerinizi saklamanız ve gerektiği zaman ibraz etmeniz gerekecektir. Bu nedenle “e-Fatura saklama hizmeti” veren bir entegratör ile çalışmanız doğru bir seçim olacaktır. Çalışacağınız entegratörün veri saklama hizmeti verebilmesi için güçlü bir alt yapıya sahip olması gerekmektedir.

Çalışmak istediğiniz entegratörün, kurumsal bir kimlik sahibi olması, finansal kapasite dikkate alınacak konular arasında yer almaktadır. Ayrıca entegratörünüzün bir kriz durumunda iş sürekliliğini sağlayabilmesi için eylem planı olması gerekmektedir.

Entegratörünüzün e-fatura ve diğer tüm e-belgeler için sağlamış olduğu platformun, ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) uygulamasıyla entegrasyon sağlaması gerekmektedir.

E-fatura, e-irsaliye, e-smm, e-mm, e-arşiv fatura izinleri almış olması seçim için oldukça önemlidir.

Entegratörünüz 7 gün 24 saat çalıştığını belirtmelidir. Entegratör destek hatlarının yoğunluğu dakikalarca telefonda beklemenize neden olabilir.

 

Entegratörlerin sunduğu portal uygulamaları farklı farklı ara yüz sahibi olmamalı ve aynı ara yüz hem mobil desteği de sunmalıdır. 

Bu konuda daha fazla bilgi için "e-dönüşüm nedir ?" başlıklı makalemize göz atabilirsiniz